Инвентаризация без стресса: пошаговая инструкция для ритейлера
Инвентаризация – неотъемлемый процесс операций любого магазина. Результаты инвентаризации предоставляют актуальную информацию об остатках, помогают выявить проблемы и улучшить контроль над процессами в магазине. Однако для того, чтобы инвентаризация магазина проходила эффективно, ее необходимо тщательно спланировать и четко организовать. В этой статье мы поделимся практическими советами, которые помогут превратить рутинную операцию в эффективный инструмент поддержки бизнеса.
1. Планирование инвентаризации
Первый шаг на пути успешного проведения инвентаризации – ее тщательное планирование.
Во-первых, следует определить частоту общих и локальных инвентаризаций для разных групп товаров, то есть создать график инвентаризаций. При создании графика необходимо сохранять гибкость, ведь каждый магазин имеет свои особенности, а разные категории товаров требуют разной частоты пересчета.
Планирование можно сделать вручную или с применением специализированного IT-приложения, которое помогает настроить циклический график для инвентаризации различных групп товаров, к примеру, система Store Operation & Mobility от компании SymphonyAI (далее – система). В данной системе можно настроить периодические инвентаризации для категории «моющие средства» каждые 2 недели. И система автоматически будет создавать задачи для персонала магазина для инвентаризации, избавляя руководителя магазина от необходимости самостоятельно организовывать и контролировать этот процесс.
Во-вторых, необходимо выбрать правильное время для проведения инвентаризации. Целесообразно выбирать временной промежуток, когда в торговой точке наблюдается наименьший поток покупателей. Чтобы избежать неразберихи с товарами и сделать процесс максимально комфортным и незаметным для потребителей, часто инвентаризации товаров проводят в ночное время.
В-третьих, создав соответствующий график, необходимо ознакомить с ним весь персонал и подготовить его к проведению инвентаризации.
Заблаговременное планирование инвентаризации позволяет рационально использовать рабочее время и распределять нагрузку на работников, например, при необходимости вовлечь в процесс сотрудников из других магазинов.
2. Подготовка персонала
На этом этапе необходимо убедиться, что вовлеченный в процесс инвентаризации персонал умеет правильно использовать терминал сбора данных и полноценно понимает все поставленные задачи.
Кроме того, руководству торговой точки следует поощрять командную работу и мотивацию персонала. К примеру, не лишним будет позаботиться о питании сотрудников, если ожидается, что инвентаризация товара займет продолжительное время.
3. Физическая подготовка магазина к проведению инвентаризации
На этом этапе необходимо принять определенные меры для того, чтобы сотрудникам, непосредственно участвующим в проведении инвентаризации, было максимально легко просканировать товар, определить его количество и внести соответствующие данные в систему.
Для этого необходимо:
-
разместить все товары на своих местах таким образом, чтобы штрихкод и ценник были отчетливо видны;
-
убедиться, что все товары в магазине находятся в местах, отведенных именно для них;
-
товары, предназначенные для возврата или списания, также должны быть в специально определенных для них местах.
Упорядочить работу с ассортиментом и правильно разместить товары на полке помогает планограмма – эффективный инструмент, о применении которого наша компания International Retail Consulting Group неоднократно рассказывала в наших предыдущих статьях.
О том, как торговая сеть TOIMART увеличила товарооборот и повысила производительность персонала с помощью решения для планограмм, читайте в нашем кейсе.
Кроме того, для проведения инвентаризации удобно провести условное разделение магазина на определенные зоны и места, например зона торгового зала и зона склада.
Если инвентаризация товара производится с помощью специализированного IT-приложения, работник может указать на ТСД зону и место, где он проводит подсчет. Это помогает проанализировать, посчитан ли товар, находящийся в этой зоне/месте или нет. Если товар не проверен, система может направить работника на эту зону/место для его обработки.
В то же время система может генерировать формы с номерами соответствующих зон и мест. Эти формы можно распечатать и разместить на полках или в других местах для наглядности. Это поможет персоналу знать, какой товар необходимо проверить. В системе также есть печатная форма табеля перерасчета, где указывается информация о распределении работников по местам, где производится такой перерасчет. Это обеспечивает четкую организацию процесса инвентаризации товара и предотвращает путаницу.
Хотите узнать детали об инновационных решениях для автоматизации процессов магазинов? Заполняйте форму обратного звонка, и мы перезвоним вам
4. Подготовка данных в учетной системе
Перед проведением инвентаризации убедитесь, что все документы в учетной системе, используемой в магазине, имеют правильные статусы.
На практике часто встречаются ситуации, когда товар физически был утилизирован или списан, но этот факт не был корректно отражен в системе. Поэтому важно контролировать внесение соответствующих данных и перевод всех документов в правильные статусы в учетной системе.
Также до начала инвентаризации нужно остановить приемку товаров по категории, по которой производится подсчет, не списывать и не перемещать их.
5. Проведение подсчета
Для проведения физического подсчета товаров целесообразно применять современные мобильные устройства или терминалы сбора данных. Современные приложения, например Store Mobility от компании SymphonyAI, позволяют проводить инвентаризацию с использованием обычных мобильных устройств, в частности, личных или корпоративных мобильных телефонов персонала, что еще больше упрощает процесс и делает его менее затратным. Кроме того, с помощью такого программного обеспечения при обнаружении недостатков на полке сотрудник может самостоятельно инициировать инвентаризацию по отдельному товару и актуализировать остаток в системе.
Выполнение проверки по одной категории всегда производит 1 человек как минимум. Для повышения точности процесса и проверки корректности подсчета можно привлечь двух сотрудников. При наличии достаточного количества персонала и времени целесообразно выполнять перекрестный перерасчет, например, когда 2 сотрудника поочередно производят подсчет в одном месте, а затем сверяют отчеты и дополнительно проверяют позиции/товары, по которым были обнаружены несоответствия. Использование перекрестного метода позволяет повысить точность инвентаризации.
6. Контрольный перерасчет
Если на предыдущем этапе (этапе проверки товара) были обнаружены существенные несоответствия между данными в учетной системе и фактическими остатками, система может подсказать, какие товары следует проверить, и сгенерировать для сотрудника задачу на перерасчет этих товаров. Система не позволит завершить инвентаризацию, пока все «подозрительные» товары не будут проверены.
7. Завершение инвентаризации
После проверки и устранения несоответствий современные бизнес-приложения позволяют закрыть инвентаризацию одним нажатием кнопки. Система автоматически спишет излишки и добавит на остаток недостачи. Автоматизация процесса предотвращает ошибки пользователя и избавляет его от необходимости создавать дополнительные документы и вводить данные руками, что приводит к существенной экономии времени.
8. Анализ результатов инвентаризации
Проанализируйте результаты инвентаризации для выявления проблем и улучшения процессов с помощью системы бизнес-аналитики или посредством встроенной отчетности бизнес-приложения, как это происходит в модуле системы Store Operations от компании SymphonyAI.
В заключение
Тщательная организация инвентаризационного процесса в тандеме с удобным программным обеспечением позволяет эффективно контролировать остатки, сокращать количество списаний и возвратов, а также избегать порчи товара и лишних затрат на обслуживание остатков.
Регулярное проведение инвентаризаций дает ритейлеру основу для аналитики и выявления потенциальных слабых мест в магазине, что позволяет не только исправлять, но и предотвращать возможные ошибки в будущем.
Появились вопросы об оптимизации бизнес-процессов ритейла или автоматизации операций в магазине? Хотите воспользоваться услугами консалтинга или аудита? Напишите на почту [email protected] или заполните форму ниже. Наши консультанты с удовольствием ответят на все ваши вопросы!
Автор статьи Виктория Гулюк,
Consultant ERP компании International Retail Consulting Group
